Krizės versle: kaip pasiruošti, sumažinti rizikas ir reaguoti jai ištikus?

Institucijų patikrinimai, kibernetinės atakos, duomenų vagystės ar korupcijos atvejai, nelaimingi atsitikimai darbe, aplinkosauginės nelaimės – apie šiuos incidentus vadovams baisu net sapnuoti. O jei tai nutiktų iš tikrųjų, ar esate pasiruošę?

Dažnas atsakytų, jog pirmiausia skambintų teisininkui. Na, ir dar viešųjų ryšių profesionalui, jei krizės mastas patrauktų žurnalistų dėmesį. Tuo tarpu teisininkai jaučia pareigą priminti, kad krizės ar nelaimės akimirkoje veikti daug sudėtingiau, jei įmonė krizės signalus ignoravo arba rizikų nematė. Geras teisininkas visada ras išeitį. Bet pakalbėkime apie jūsų planą A.

PREVENCIJA: kaip sumažinti verslo krizės netikėtumo faktorių?

Turėkite Krizių valdymo planą – tai pirmasis žingsnis sumažinti netikėtumo faktorių. Planuojant galimą verslo reakciją į nenumatytas situacijas, svarbu įvertinti:

• Ar įmonėje patvirtintas ir atnaujintas darbuotojų, turinčių reaguoti per pirmąsias krizės valandas, sąrašas ir aiškios jų funkcijos. Pirmosios 72 krizės valandos yra esminės. Pasirengus reagavimo į krizes planą bei delegavus atsakingus darbuotojus iš anksto, šias valandas galėsite skirti efektyviam jos suvaldymui;
• Ar įmonėje yra atnaujinta ir aktuali kokybės, aplinkosaugos, darbo saugos politika, o darbuotojai yra tinkamai su šiomis taisyklėmis supažindinti;
• Turimą draudimo apsaugą – esant sudarytoms turto, civilinės atsakomybės ar kitokio pobūdžio draudimo sutartims svarbu įvertinti, kokius draudžiamuosius ir nedraudžiamuosius įvykius apibrėžia draudimo polisas. Pasikeitus verslo krypčiai ar situacijai įmonėje, svarbu draudimą atnaujinti, papildyti aktualiomis sąlygomis;
• Ar darbuotojai yra supažindinti su verslo turimomis vidinėmis tvarkomis ir dokumentais, apibrėžiančiais korupcijos netoleravimo politiką, nacionalinių ir tarptautinių teisės aktų, įskaitant sankcijų (ribojamųjų priemonių) laikymosi tvarką, pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos priemones. Net sudarius atitinkamus dokumentus, svarbi periodinė jų peržiūra siekiant užtikrinti turimų kontrolės priemonių adekvatumą;
• Ar Jūsų verslo IT ūkis yra pakankamai atsparus kibernetinėms rizikoms. Net ir atsakius į šį klausimą teigiamai, svarbus ir įmonės darbuotojų periodinis apmokymas, didinantis sąmoningumą apie sukčiavimą internete bei reakciją į kibernetines atakas;
• Ar įmonėje taikoma pranešimų apie galimus pažeidimus (angl. whistle-blowing) politika. Sudarius sąlygas darbuotojams pranešti apie rizikas keliančius atvejus, verslas gali išvengti tiek išorinės krizės eskalacijos, tiek sumažinti jos mastą;
• Ar bendrovė adekvačiai – tiek teisinėmis, tiek IT bei organizacinėmis priemonėmis – saugo savo konfidencialią informaciją ir komercines paslaptis. Jautrios informacijos apsauga gali padėti apsisaugoti tiek nuo jos nutekinimo konkurentams, tiek ir nuo informacijos išviešinimo rinkoje;
• Ar verslui svarbūs reputacijos klausimai, susiję su, pavyzdžiui, korupcijos netoleravimo politika, įmonės siekiamais aplinkosauginiais tikslais, yra perkelti ir į įmonės sudaromas sutartis su partneriais bei klientais? Tokiose sutartyse turėtų būti numatyti pakankamai efektyvūs apsaugos mechanizmai, leidžiantys pasitraukti iš sutarčių tais atvejais, jei paaiškėtų, kad partnerio požiūris į reputacijos klausimus iš esmės skiriasi nuo Jūsų verslo požiūrio.

REAKCIJA: ką daryti kilus krizei versle?

Susidūrus su gresiančia ar jau besivystančia krize, būtina:

• Kuo skubiau nustatyti problemos mastą, gylį bei galimas pasekmes pagal jų atsiradimo tikimybę;
• Suburti „krizės komandą“ ir nustatyti aiškiais jų roles ir pareigas;
• Turėti „Emergency contact“ – tik čia atsiranda skambutis teisininkui (ir, jei reikia, viešųjų ryšių atstovui). Geriausia turėti kontaktą, kuris įsipareigojęs telefonu atsiliepti 24/7;
• Pasirinkti tinkamą ir teisingą vidinės ir išorinės komunikacijos strategiją;
• Kuo išsamiau ir tinkamai fiksuoti įvykio detales, apklausti su tuo susijusius darbuotojus, surinkti ir išsaugoti kuo daugiau informacijos ir dokumentų. Pirminė informacija ir dokumentai yra ypatingai svarbūs siekiant ne tik tinkamai suvaldyti galimas pasekmes bet ir pasiruošti galimam teisminiam procesui;
• Tinkamai pranešti apie situaciją atitinkamoms valstybinėms institucijoms, verslo partneriams ir/ ar kontrahentams;
• Informuoti apie draudiminius įvykius pagal draudimo sutartis, peržiūrėti sutartis, kurioms galimai turėjo įtakos krizinis įvykis, jas pakeisti ar nutraukti.

IŠMOKTOS PAMOKOS: ką kitą kartą darysite geriau?

• išmoktas pamokas / patirtį tikslingai integruoti į įmonės rizikų valdymo sistemą;
• atlikti įvykusio incidento vidinį tyrimą ir eliminuoti trūkumus, kurie sąlygojo krizę;
• peržiūrėti turimas sutartis, tvarkas ir dokumentus, į juos įtraukiant papildomas apsaugos priemones, kurios leistų sušvelninti ar išvengti panašių incidentų kilimo ateityje.

Ir nors krizė krizei nelygi, niekada nepamirškite, kad priimti skubotus sprendimus – stipriai rizikinga. Lygiai kaip ir tikėtis, kad darbuotojai savaime kompetentingi reaguoti į krizes. Todėl jei dar neturite Krizių valdymo plano, įsitraukite jo ruošimą į artimiausius planus, nes pasiruošus juodai dienai, ji išaušta šviesesnė.