Vieno parašo kaina: kaip per 24 valandas paralyžiuojamas sėkmingas verslas

Versle įprasta viską planuoti: pajamas, plėtrą, rezultatus, numatyti rizikas. Tačiau viena jų lieka paraštėse – tai situacija, kai visa įmonės veikla teisiškai priklauso nuo vieno vienintelio asmens ir jo pasiekiamumo. Praktika sprendimų galią sutelkti vienose rankose Lietuvos verslo kultūroje tebėra dažna, nes tai leidžia užtikrinti greitus sprendimus.

Kol viskas einasi gerai, tai pasiteisina. Tačiau kas nutinka bendrovei, kai vadovas dėl netikėtos mirties ar kito nelaimingo atsitikimo staiga eiti pareigų nebegali? Centralizacija tokiose situacijose tampa spąstais: įmonė akimirksniu praranda ne tik vadovą, bet ir galimybę valdyti savo pačios turtą bei duomenis.

Skaitmeninis akligatvis

Lietuvos skaitmenizacija galime pelnytai didžiuotis, tačiau kritinėmis akimirkomis ji gali tapti netikėta kliūtimi. Valstybinėse sistemose – RC, VMI, „Sodroje“ ar El. valdžios vartuose – įmonės atstovu yra jos vadovas. Jei jis nebuvo suteikęs įgaliojimų kitiems įmonės atstovams veikti šiose sistemose, nelaimės atveju įmonė pateks į teisinį akligatvį. Ką tai reiškia praktikoje?

Atsakingi darbuotojai – buhalteriai ar personalo specialistai – be vadovo suteiktų prieigų negalės atlikti svarbių funkcijų, pvz. pateikti deklaracijų, pranešti apie darbuotojų priėmimą ar atleidimą. Bus sudėtinga įregistruoti naująjį vadovą – duomenis Registrų centrui turi pateikti asmuo, jau turintis galiojančią prieigą. Jei ją turėjo tik buvęs vadovas, šis paprastas techninis veiksmas virs ilga procedūra.

Tokiais atvejais greita pagalba iš šalies nebus įmanoma – skubiai padėti negalės ir specialiai tam pasamdyti teisininkai, nes be vadovo patvirtinimo niekas kitas negalės jų prijungti prie bendrovės paskyrų.

Finansinis paralyžius

Kita krizės banga smogia per įmonės finansus. Dažniausiai tik vadovas turi išskirtinę teisę banko sistemose patvirtinti mokėjimus. Nors sąskaitos lieka atviros, be vadovo autorizavimo jos tampa praktiškai nepasiekiamos. Tai sukelia realų pavojų verslo tęstinumui.

Be vadovo patvirtinimo sustoja visi mokėjimai – neįmanoma išmokėti atlyginimus darbuotojams, sumokėti mokesčių, atsiskaityti su tiekėjais. Net jei įmonės sąskaitose pakanka lėšų, mokėjimų procesas sustoja.

Viešuosiuose pirkimuose ar skubiuose sandoriuose, kur terminai skaičiuojami valandomis, be vadovo patvirtinimo procesai tiesiog nutrūksta be galimybės juos „atgaivinti“ iki naujo vadovo paskyrimo. Tokios praleistos progos įmonei gali kainuoti brangiai.

Atsarginis planas yra

Gera žinia – tokių laiko ir finansų spąstų galima išvengti, vienas efektyviausių įrankių  rizikai suvaldyti yra vadinamoji prokūra. Skirtingai nei paprastas įgaliojimas, prokūra yra registruojama Registrų centre, todėl ji matoma visoms trečiosioms šalims (nuo banko iki notaro).

Svarbiausia prokūros ypatybė verslo tęstinumo prasme – ji nenutrūksta automatiškai mirus įmonės vadovui. Tai yra teisinis saugiklis, leidžiantis įmonei funkcionuoti (mokėti algas, pasirašyti krovinių dokumentus, bendrauti su institucijomis) tol, kol akcininkai priims sprendimą dėl naujos vadovybės. Prokūra taip pat suteikia prieigas prie esminių institucijų el. sistemų.

Alternatyvus sprendimas – iš anksto suteikti specialūs įgaliojimai atsakingiems asmenims (įmonės finansų vadovui, teisininkui) veikti valdžios institucijų, banko atžvilgiu. Ypač svarbu, kad tokie įgaliojimai būtų tinkamai įregistruoti. Tuomet įgalioti asmenys galės bent teikti deklaracijas ar matyti svarbius pranešimus, kol bus sprendžiamas naujojo vadovo paskyrimo klausimas.

Namų darbai vadovams ir akcininkams

Kad įmonė nepakliūtų į skaitmeninį akligatvį ir netaptų savo valdymo modelio
įkaite, rekomenduojama atlikti kelis praktinius žingsnius.

Sutvarkykite banko prieigas. Užtikrinkite, kad bent vienas papildomas asmuo (pvz. finansų vadovas) turėtų prieigas prie bendrovės sąskaitų ir teisę rengti bei tvirtinti mokėjimus. Tai vienintelis būdas išlaikyti finansinį stabilumą pereinamuoju laikotarpiu be tiesioginio vadovo.

Deleguokite teises el. sistemose. Suteikite įgaliojimus atsakingiems įmonės
specialistams veikti RC, VMI, „Sodroje“  ar El. valdžios vartų platformose. Tai padės išvengti
skaitmeninio akligatvio ir prireikus leis teisininkams skubiai registruoti pasikeitimus.

Užtikrinkite atstovavimo tęstinumą, peržiūrėkite bendrovės įstatus. Įregistruokite prokuristą ir suteikite būtinus įgaliojimus – tai pigiausia verslo apsaugos priemonė tokios krizės atveju. Be to, verta įsitikinti, ar bendrovės įstatuose numatyta prokuristo paskyrimo tvarka bei kiti sprendimų priėmimo mechanizmai yra pritaikyti maksimaliai greitam valdybos ar akcininkų reagavimui.

Užtikrinkite bendrovės valdysenos struktūrų „higieną“. Nuolat sekite valdybos kadencijos pabaigą, kad krizei ištikus ji būtų veiksni ir galėtų teisėtai paskirti naują vadovą. Taip pat pasirūpinkite, kad duomenys apie akcininkus JADIS sistemoje būtų teisingi ir aktualūs – be šio skaidrumo institucijos gali blokuoti bet kokį bandymą keisti įmonės atstovus.

Pasiruošimas galimam netikėtam vadovo pasitraukimui nėra perdėtas pesimizmas. Priešingai – tai brandaus verslo požymis, jo atsakomybės darbuotojams ir partneriams ženklas. Teisinė įmonės konstrukcija turi būti tokia, kad net ir netekus pagrindinio parašo, bendrovės gyvenimas nesustotų.

Komentaro autorė: advokatų kontoros „Ellex Valiunas“ asocijuotoji teisininkė Aušra Abraitytė-Gedminė