Mida arvestada sise-eeskirjade koostamisel ja täiendamisel?

Sise-eeskirjad on olulised läbi terve finantsasutuse elutsükli. Asjakohastel sise-eeskirjadel on võtmeroll selles, et tagada finantsasutuse tegevuse vastavus õigusaktidele ja sellega maandada vastavusriski realiseerumise võimalust. Seetõttu on oluline sise-eeskirjade koostamisele ning täiendamisele pöörata piisavalt tähelepanu.

Sise-eeskirjade protsessipõhisus.

Sise-eeskirjad peaksid olema koostatud piisava detailsusastmega. Seejuures on oluline, et sise-eeskiri ei oleks üksnes printsiibipõhine ega loetleks vaid erinevaid õigusaktidest tulevaid finantsasutuse kohustusi. Kohustuste loetlemine jätaks liigselt tõlgendamisruumi, mida ühe või teise kohustuse täitmiseks teha tuleks. See jätab omakorda võimaluse tõlgendusele, et finantsasutuse seesuguse kohustuse täitmine oleks nõudnud täiendavaid tegevusi, mistõttu ei ole finantsasutuse tegevus kooskõlas õigusaktidega.

Sise-eeskirjast tuleks mõelda kui tööprotsessikirjeldusest, mille põhjal nii olemasolev kui ka uus töötaja on suuteline töökohustusi täites tagama ka finantsasutuse tegevuse vastavuse õigusaktidele. Võib tekkida küsimus, kus läheb piir piisava ja liigse detailsuse vahel. Sellisel juhul tuleks lähtuda sellest, et töötajatele oleks tagatud sise-eeskirja alusel arusaam, millised on protsessis osaleva töötaja konkreetsed töökohustused ning millisel hetkel töötaja töökohustusi täitma peab.

Selged vastutusalad töötajatele.

Niisamuti, kui sise-eeskirjad peavad kirjeldama tööprotsesse, peaksid sise-eeskirjad selgelt sätestama, millised töötajad protsessis osalevad ning milliste töökohustuse täitmise eest iga vastavas protsessis osalev töötaja vastutab. Seega ei ole piisav näha sise-eeskirjas ette üksnes umbisikulisi kohustusi või kohustusi, mille eest vastutab finantsasutus ise. Sellisel juhul ei tea keegi, kes, mida ja millal tegema peab. Finantsasutus koosneb töötajatest, kellel on roll protsessides. Just protsessipõhine lähenemine aitab kaasa sellele, et töötajatel on kindlad kohustused ja vastutused.

Proportsionaalsuse põhimõtte kohaldamine.

Sise-eeskirjade koostamisel tuleks hinnata, millisel määral võiks kohalduda nõuded finantsasutusele proportsionaalselt. Nimelt tähendab proportsionaalsuse põhimõte seda, et arvestada tuleks finantsasutuse tegevuse laadi, ulatuse ja keerukuse astmega. Nii on proportsionaalsuse põhimõte sisse kirjutatud mitmetesse õigusaktidesse, mis võimaldavad läbi selle kohaldada õigusakti nõudeid proportsionaalselt. Proportsionaalsuse põhimõtet peaks järgima aga ka laiemalt. Näiteks võib olla see põhjendus sise-eeskirja detailsusastmele või sise-eeskirja keerukusele. See tähendab, et mida keerukam on finantsasutus, seda keerukamad ja detailsemad peaksid olema ka sise-eeskirjad.

Sise-eeskirjad peaksid hõlmama kõiki asjakohaseid nõudeid.

Sise-eeskirjade koostamisel on oluline lisaks siseriiklikes seadustes või Euroopa Liidu määrustes sätestatule lähtuda ka teisestest õigusaktidest. Seega tuleks lisaks olla tähelepanelik nõuete suhtes, mis tulenevad Euroopa Liidu tasandi asutuste või finantsjärelevalve juhenditest. Samuti on oluline lähtuda turupraktikast. Sise-eeskirja kohustus on kõik asjakohased nõuded ühendada ning viia need töötajatele arusaadavasse vormi ja keelde. Seejuures tuleks vältida sise-eeskirjas juriidilisi keerukusi ning viiteid õigusaktidele, mis võivad sätestada täiendavaid nõudeid. Sise-eeskirjad peaksid olema kõikehõlmavad ning töötajatel peaks olema oma töös võimalus tugineda üksnes sise-eeskirjadele ilma õigusaktidest tulenevate täiendavate nõuete analüüsimise.

Seega on sise-eeskirjade eesmärk anda töötajatele selged juhised oma töökohustuste täitmiseks. Liiga üldised sise-eeskirjad või sise-eeskirjad, mis ei hõlma kõiki asjakohaseid nõudeid, loovad pinnase vastavusriski realiseerumiseks. Sellel omakorda võivad olla vägagi negatiivsed tagajärjed nii finantsasutuse tegevusele kui ka usaldusväärsusele üldisemalt.

Artikli on kirjutanud Ellex Raidla eksperdid Anneli Krunks ja Marion Müürsepp.