Biroji atkal nāk modē. Kas jāparedz telpu nomas līgumā?

Zane Miglāne, zvērinātu advokātu biroja “Ellex Kļaviņš” vecākā juriste;

Anna Lalova, Colliers Baltics Biroju platību aģentūras direktora vietniece

Ekonomikas aktivitāte pēc iepriekšējo gadu satricinājumiem pamazām atgūstas, un cilvēki vēlas atgriezties savos birojos, tāpēc arī biroju ēku attīstība Rīgā pēdējā laikā ir atdzīvojusies un nu “uzņem apgriezienus”. No 2022. līdz šim gadam ekspluatācijā ir nodoti 116 tūkstoši m2 jaunu biroju, bet būvniecībā ir vēl gandrīz 100 tūkstoši m2. Arī noslēgto nomas darījumu apjoms pēdējos gados ir bijis rekordliels, proti, jaunās ēkas ir pieprasītas un piepildītas. Mūsdienīgs birojs nozīmē gan modernu telpu plānojumu un energoefektivitāti, gan jaunu izpratni par līgumattiecībām. Parādās jaunas definīcijas un pieejas, tāpēc aizvien nozīmīgāk ir ne vien izvēlēties biroju,  bet arī efektīvi vienoties par niansēm nomas līgumā.

Kad konkrētā vieta un ēka ir izvēlēta, pirms detalizētām līguma sarunām, puses būs apmainījušās ar informāciju (varbūt pat to fiksējušas formālā dokumentā) par to, kādi ir galvenie nomas komercnoteikumi (platība, nomas maksas apmērs, telpu izbūve un tās apmaksa, u.c.). Uz šādas sākotnējās abpusējās saprašanās bāzes tiek sagatavots pirmais biroja telpu nomas līguma projekts, un turpmāk starp pusēm tiek apspriesti konkrēti līguma punkti un redakcijas. Nereti gadās tā, ka tieši pēc vienošanās panākšanas par šiem vispārējiem nosacījumiem sākas karstākās diskusijas, kas mēdz aizņemt pat vairāk laika nekā paša biroja izvēle.

Aktuālā nomas maksas indeksācija

Sarunās par biroja nomas līgumu, aktuālākie jautājumi allaž ir bijuši un ir, piemēram, noteikumi par pušu tiesībām izbeigt līgumu pirms termiņa beigām un ar to saistītām sankcijām, par biroja apdares, iekārtošanas darbiem un izmaksām, par telpu nodošanas nomniekam kavējumu un ar to saistītām sankcijām un par dažādām situācijām, kas aizkavē nomnieka iespējas izmantot telpas nomas termiņa laikā, savukārt, pēdējos pāris gadus aktuāli kļuvuši,  piemēram, punkti par force majeure (aktualizējās COVID ierobežojumu laikā).

Par vienu no karstākajiem diskusiju punktiem šobrīd ir kļuvusi nomas maksas indeksācija. Agrāk visai formālo līguma punktu ir aktualizējusi netipiski augstā inflācija, ko pieredzējām 2022.gadā un vēlāk. Nomnieki cenšas līgumā paredzēt nomas maksas indeksācijas griestus jeb maksimālo palielinājumu. Savukārt, iznomātāji vēlas paredzēt līgumā minimālo nomas maksas ikgadējo palielinājuma apmēru, piemēram, 3% gadā, jo savos ikgadējos budžetos plāno ienākumu pieaugumu. Jāņem vērā, ka pašlaik tirgus situācija tiek dēvēta par  “nomnieku tirgu”. Ir salīdzinoši liels biroja platību piedāvājums. Tāpēc iznomātāji sākotnēji piedāvā zemāku nomas maksu, lai piesaistītu nomniekus, bet ar minimālo indeksāciju nomas termiņa laikā izlīdzina savu naudas plūsmu .

Saistībā ar nomas maksu jāpiemin arī parasti iznomātāja pieprasītais nomnieka saistību nodrošinājums, kas var būt vai nu naudas depozīts , bankas garantija (pirmā pieprasījuma garantija) vai mātes uzņēmuma garantija, un tā apmērs parasti atbilst vairāku mēnešu nomas maksai. Nomnieka iesniegtā saistību nodrošinājuma mērķis, neatkarīgi no tā veida, ir pasargāt iznomātāju no nomnieka maksājumu kavējumiem un disciplinēt nomnieku savu saistību izpildē. Nomas maksas indeksācijas gadījumā jāņem vērā, ka bieži līgumā būs paredzēts arī automātisks depozīta (vai garantijas) summas palielinājums (proporcionāli nomas maksas pieaugumam) un attiecīgs nomnieka pienākums papildināt nodrošinājumu.

Telpu apdare – jāparedz un jānofiksē līgumā

Ja birojā tiek veikti iekšējās apdares darbi, kurus parasti organizē un veic iznomātājs, pirmais jautājums ir par ieguldāmo investīciju apjomu. Parasti tā ir daļa no komercpiedāvājuma, kam savukārt ir cieša saikne ar nomas maksu. Skaidrs, ka visi komercnosacījumi (ieskaitot arī nomas maksu un investīciju apjomu) tiek norādīti līgumā. Bet nereti šeit veidojas apburtais loks, – lai ātrāk tiktu pie gatavām telpām, ir jāparaksta nomas līgums. Tikai pēc tā parakstīšanas abas puses var droši ieguldīt laiku un resursus dizaina un tehniskā projekta izstrādē, cenu aptaujās utt. Tas nozīmē, ka precīzas gala izmaksas telpu izbūvei parasti kļūst zināmas tikai pēc šo procesu pabeigšanas, kas parasti ir pēc līguma parakstīšanas.

Ņemot vērā pēdējos gados ievērojami pieaugošās būvniecības izmaksas, izbūves darbu saskaņošanas posmā mēdz būt pārsteigumi, ar kuriem abām pusēm jātiek galā. Bieži vien izrādās, ka kopējās būvizmaksas pārsniedz ne tikai iznomātāja plānoto investīciju (kas ir iekļauta nomas maksā), bet arī nomnieka plānotos papildu izdevumus. Pēc līguma parakstīšanas šo procesu ir grūti mainīt,  tāpēc ir svarīgi precīzi un korekti līgumā nodefinēt pušu tiesības un pienākumus šī procesa ietvaros .

Situācijas, kad jaunais birojs nav pieejams pārāk ilgi

Biroja ēkas būvniecība vai telpu pielāgošana saistās ar būvniecībā labi zināmiem darbu izpildes termiņu kavējumiem, kas nomniekam nozīmē noskatītā biroja nepieejamību ilgāk, nekā plānots. Lielāks risks telpu nodošanas kavējumam iespējams tieši jaunajos biroja ēku projektos, kur līgums bieži tiek slēgts vēl pirms ēkas celtniecība ir uzsākta vai agrīnā celtniecības stadijā. Kavējumi var būt būtiski saistībā ar joprojām diezgan birokrātisko un smagnējo būvniecības saskaņošanas procesu, kā arī neparedzamiem apstākļiem būvniecības laikā. Nomas līgumos, kur attiecīgā biroja ēka jau ir uzcelta un tiek ekspluatēta, šis risks ir mazāks.

Jāuzsver, – pat ja telpu izbūvi vai pielāgošanu nomnieka vajadzībām ir uzņēmies iznomātājs, arī nomniekam un tā savlaicīgai sadarbībai ar iznomātāju ir būtiska loma telpu savlaicīgā nodošanā (izbūves projekta, tāmes u.c. jautājumu saskaņošanā). Ja telpu nodošana tiek kavēta, tas nereti ir pušu strīdus moments – kura puse tad īsti ir vainojama termiņu kavēšanā?

Ja telpu nodošana tiek kavēta iznomātāja vainas dēļ, nomas līgumā bieži tiek paredzēts līgumsods atkarībā no kavēto dienu skaita, proti, līgumsods pieaug ar katru kavējuma dienu. Tomēr šādam līgumsodam bieži tiek noteikti ierobežojumi, piemēram, ka tas sākas tikai pēc viena mēneša nokavējuma, vai arī tas ir aprobežots ar kādu maksimālo summu. Būtiska kavējuma gadījumā nomas līgumos bieži tiek paredzētas nomnieka tiesības izbeigt līgumu, piemēram, ja kavējums pārsniedz četrus mēnešus. Ja nomnieks ir izvēlējies vairāk negaidīt un nomas līgumu izbeigt, līgumā bieži tiek paredzētas finansiālas sankcijas iznomātājam, piemēram, fiksēts līgumsods (visbiežāk konkrēta skaita mēneša nomas maksas apmērā), vai nomnieka faktisko zaudējumu kompensācija, vai abi kopā.

Kavēšanās ar biroja telpu nodošanu ir sāpīga abām pusēm – nomniekam, iespējams, ir jāatbrīvo iepriekšējais birojs un var būt risks palikt bez telpām, bet iznomātājs var zaudēt labu nomnieku, ar kuru ir panākta vienošanās, ieguldīts laiks un enerģija. Tāpēc līguma pārrunās vai vismaz līdz ar līguma noslēgšanu, ir svarīgi izveidot vispārīgu uzticēšanos starp abām pusēm, lai būtu vieglāk rast risinājumus arī neparedzētās situācijās.

Īslaicīga telpu nepieejamība

Kā līgumā regulēt situāciju, kad telpas ir nodotas lietošanā, bet kādu iemeslu dēļ nomas termiņa laikā kļūst nepieejamas? Līguma regulējums būs lielā mērā atkarīgs no nepieejamības iemesla un ilguma. Ja nomnieks telpas nevar izmantot iznomātāja vainas dēļ, parasti nomniekam ir tiesības prasīt nomas maksas atlaidi par dienām, kurās telpas nevarēja izmantot.

Ja telpas kļūst nepieejamas nomnieka vainas dēļ (piemēram, birojs tiek nopludināts), nomniekam ne vien jāturpina maksāt nomas maksu pilnā apmērā, bet arī,visticamāk, par saviem līdzekļiem būs jānovērš bojājumi. Ja nomnieks telpas nevar izmantot no pusēm neatkarīgu apstākļu dēļ (piemēram, komunālo pakalpojumu sniedzējs nenodrošina kādu telpu izmantošanai būtisku pakalpojumu), parasti līgumā tiek paredzēts kompromiss starp pusēm – var tikt piemērota nomas maksas atlaide, bet tikai  sākot, piemēram, ar piekto darba dienu, kad telpas nav bijušas pieejamas.

Lielais nezināmais – telpu apsaimniekošanas maksa

Telpu apsaimniekošanas maksas noteikšanu dažu pēdējo gadu laikā ir skārušas nozīmīgas izmaiņas. Ja agrāk pārsvarā bija skaidri definēta apsaimniekošanas maksa – parasti fiksēta summa par vienu iznomātās platības m2, šobrīd ir tendence piemērot tā saucamo Open Book principu. Līdzīgi kā komunālo pakalpojumu uzskaitē, arī šeit tiek fiksēts, kādi ir bijuši faktiskie iznomātāja izdevumi konkrētajā laika periodā (piemēram, iepriekšējā mēnesī), lai ēku apsaimniekotu un uzturētu. Šī summa proporcionāli tiek sadalīta visu nomnieku rēķinos.

Nomniekiem šāda pieeja rada daudz jautājumu, jo ir grūti precīzi plānot biroja izmaksas. Vienlaikus tas nodrošina ēkas uzturēšanu augstā līmenī, – ja pie fiksētās apsaimniekošanas maksas kāds pakalpojums, piemēram, cenas sadārdzinājuma dēļ pēkšņi vairs neiekļaujas iznomātāja budžetā un attiecīgi darāmo darbu sarakstā, Open Book ļauj to saglabāt.  Ņemot vērā, ka jaunajās ēkās svarīgāka par budžetu, bieži ir kvalitāte, Open Book pieeja kļūst aizvien izplatītāka.

Puses var vienoties par konkrētiem principiem ēkas apsaimniekošanā, lai mazinātu nomnieka bažas par nesaprātīgām apsaimniekošanas izmaksām vai to pieaugumu. Piemēram, par to, ka iznomātājs izvēlēsies pakalpojumu sniedzējus par saprātīgām tirgus cenām, lielākiem izdevumiem rīkojot konkursu un atturēsies no nesamērīgi dārgu “ekstru” iegādes. Te gan jāatceras, ka gala vārds biroju ēkas apsaimniekošanā tomēr pieder iznomātājam, jo dažādu nomnieku intereses, gaume un priekšstati var būtiski atšķirties, savukārt, iznomātājam ir interese un arī pienākums noturēt ēkas kvalitāti un prestižu atbilstošā līmenī

Open Book gadījumā nomniekiem īpaši svarīgi, ka līgumā tiek paredzētas tiesības iepazīties ar apsaimniekošanas izdevumu pamatojošiem dokumentiem, ciktāl tas neaizskar citu nomnieku un trešo personu likumiskās intereses.

Līguma izbeigšana pirms termiņa

Pušu tiesības izbeigt līgumu pirms termiņa var iedalīt divās lielākās grupās. Visbiežāk līgumā paredzēti ir tādi gadījumi, kad līguma izbeigšanas iemesls ir otras puses izdarīts līguma pārkāpums, piemēram, nomas maksas kavējums no nomnieka puses, telpu nepieejamība iznomātāja vainas dēļ u.tml. Un tad līgumā var paredzēt līguma izbeigšanas iespējas arī gadījumos, kas nav saistīti ar otras puses pārkāpumu, piemēram, vienas vai abu pušu tiesības vienpusēji izbeigt līgumu bez konkrēta pamatojuma, bet ar savlaicīgu iepriekšēju brīdinājumu , vai gadījumā, kad telpas/ēka no pusēm neatkarīgu apstākļu dēļ ir iznīcinātas vai bojātas tiktāl, ka nomas turpināšana nav iespējama. Par visiem šādiem pirmstermiņa izbeigšanas gadījumiem puses var vienoties līgumā.

Gadījumā, ja līgums tiek izbeigts sakarā ar otras puses pārkāpumu, tad līgumos parasti tiek paredzēts arī pienākums “vainīgajai” pusei kompensēt otras puses zaudējumus, kas cita starpā var būt veiktais ieguldījums telpu izbūvē, kā arī var tikt paredzēts līgumsods sakarā ar to, ka līgums tiek izbeigts pirms nolīgtā termiņa. Līgumsods parasti ir vai nu konkrēta naudas summa, vai neiekasētā nomas maksa par vairākiem mēnešiem.

Darbs klātienē, uzņēmuma vai organizācijas birojā, nozīmē intensīvāku un “dzīvu” komunikāciju kolēģu starpā, kā arī iespēju veidot vienotu korporatīvo kultūru, kas darbiniekus piesaista organizācijai. Tāpēc biroji atgriežas mūsu ikdienā un ir svarīgi biroja izvēlē sākotnēji ieguldīt lielākas pūles (arī līgumisko jautājumu nostiprināšanā), lai pēc tam var ilgu laiku nodoties uzņēmuma vai organizācijas attīstībai ērtā un patīkamā vidē.

Publikācija: Delfi