Personāla dokumenti ar elektronisko parakstu tiesā

Vai personāla dokumenti, kas parakstīti ar elektronisko parakstu uzņēmuma iekšējā personāla vadības sistēmā, ir derīgi kā pierādījumi tiesā? Proti, uzņēmumam ir ieviesta personāla lietvedības sistēma, kurā tiek sagatavoti rīkojumi, akti, arī dažādi iekšējie normatīvie akti – darba kārtības noteikumi utt. Darbinieki, lai piekļūtu šai sistēmai, autorizējas ar sev piešķirtu lietotāja vārdu un paroli. Sistēmā viņiem ir jāatzīmē, ka ir iepazinušies ar attiecīgā dokumenta saturu. Vai šis tiek uzskatīts par “elektronisko parakstu” uz dokumenta? Vai tiesā ar šādiem pierādījumiem darba devējs var pierādīt, ka darbinieks ir iepazinies, piemēram, ar sev izdotu rīkojumu? Kādi riski tiesā varētu rasties?

E-parakstu izmantošanas regulējums

Atbilstoši regulas 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū 3.pantam izšķir vairāku veidu e-parakstus – kvalificēto jeb drošo e-parakstu, uzlaboto e-parakstu un vienkāršo e-parakstu.

Vienkāršs e-paraksts ir elektroniski dati, kas pievienoti citiem elektroniskajiem datiem vai loģiski saistīti ar tiem un ko parakstītājs izmanto, lai parakstītos. Faktiski tas ir jebkura veida e-paraksts, pat elektroniski veikts apstiprinājums, piemēram, uz ierīces ekrāna uzzīmēts paraksts, atzīme interneta vietnē, piekrītot tās lietošanas noteikumiem, vai paraksts datorrakstā e-pasta vēstules beigās.

Uzlabots e-paraksts ir tāds, kas unikālā veidā saistīts ar parakstītāju un spēj to droši identificēt, tiek radīts ar paraksta radīšanas datiem, kurus ar augstu ticamības līmeni var kontrolēt tikai parakstītājs, un ir piesaistīts parakstītajiem datiem tā, lai jebkādas izmaiņas būtu viegli atklājamas.

Kvalificētais e-paraksts ir uzlabots e-paraksts, kas izveidots ar kvalificētu e-paraksta radīšanas ierīci un apliecināts ar kvalificētu e-paraksta sertifikātu. E-parakstu, kas saskaņā ar regulu 910/2014 ir uzskatāms par kvalificēto e-parakstu, Latvijas normatīvajos tiesību aktos dēvē par drošu elektronisko parakstu.

Elektronisko dokumentu likuma 3.panta 2.daļā ir noteikts, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tad, ja tam ir elektroniskais paraksts un puses ir rakstveidā vienojušās par šāda paraksta izmantošanu. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās ir jānoformē un jāparaksta vai nu uz papīra, vai elektroniski, izmantojot drošu elektronisko parakstu. Tas nozīmē, ka uzlaboto vai vienkāršo e-parakstu puses var lietot tikai tad, ja iepriekš ir vienojušās par tā izmantošanu savstarpējai dokumentu parakstīšanai.

Paraksti iekšējās sistēmās

Ja uzņēmums ir ieviesis iekšējo elektroniskās dokumentu vadības un pārvaldības sistēmu, tas var atvieglot darbinieku iepazīstināšanu ar iekšējiem dokumentiem, rīkojumu nosūtīšanu; tāpat darbiniekiem ir ērtāk informēt darba devēju, piemēram, par darbnespēju, attaisnotu prombūtni vai citiem apstākļiem.

Ja darba devējs un darbinieks būs vienojušies par e-parakstu izmantošanu, iekšējā dokumentu vadības un pārvaldības sistēmā katram lietotājam ir savs konts, kas aizsargāts ar paroli, un ir iespējams fiksēt, ka konkrētais darbinieks apliecina iepazīšanos ar dokumentu, šāda veida apliecinājumi būs uzskatāmi par parakstītiem ar elektronisko parakstu no konkrēta darbinieka puses.

Tomēr nepieciešams atgādināt, ka atsevišķus dokumentus drīkst parakstīt tikai ar kvalificēto parakstu, pretējā gadījumā ir risks, ka tie netiks atzīti par spēkā esošiem. Piemēram, Darba likuma (DL) 112.¹pantā paredzēts, ka uzteikumu drīkst nosūtīt tikai uz darba līgumā norādīto e-pasta adresi un tam jābūt parakstītam ar drošu elektronisko parakstu. Secināms, ka atsevišķos gadījumos elektroniskās dokumentu vadības un pārvaldības sistēmas sniegtās iespējas nevarēs izmantot.

Pierādīšanas noteikumi civilprocesā

Elektronisko pierādījumu jēdziens Civilprocesa likumā (CPL) nav definēts, un visi elektroniskie dokumenti tiek atzīti par rakstveida pierādījumiem. Minētais ir diezgan pamatoti, jo atbilstoši CPL regulējumam rakstveida pierādījumi ir ziņas par faktiem, kuriem ir nozīme lietā, un šīs ziņas ar burtu, ciparu un citu rakstisku zīmju vai tehnisku līdzekļu palīdzību ierakstītas dokumentos, citos rakstos, kā arī attiecīgās ierakstu sistēmās (audio, video magnetofonu lentēs, datoru disketēs u. c.).

Tiesu praksē skaidrots, ka civilprocesā lietas dalībniekiem ir atļauts izmantot visus likumā paredzētos un likumīgi iegūtos pierādīšanas līdzekļus savu prasījumu un iebildumu pierādīšanai. Tāpēc, piemēram, tīmekļvietnes izdrukas un ekrānšāviņi atbilst rakstveida pierādījumu jēdzienam, un tāpēc ir pieļaujami pierādījumi.

Kā iepriekš uzsvērts, tiesību normās var būt īpašas prasības dokumentu formai, piemēram, DL 112.¹panta prasības. Tāpēc tiesu praksē ir arī skaidrots, ka var pastāvēt ierobežojumi pierādījumu pieļaujamībai vai arī noteikta kārtība un forma, piemēram, dibinot, grozot vai izbeidzot normatīvajos aktos paredzētās tiesiskās attiecības.

Tomēr uz daudziem citiem darba tiesisko attiecību dokumentiem nav attiecināmas tik stingras prasības. Daudziem dokumentiem ir drīzāk informatīvs, nevis saistību nodibinošs raksturs, piemēram, darba devēja pienākums informēt darbinieku par komandējuma apstākļiem vai grozījumiem iekšējās kārtības noteikumos. Tāpēc sistēmā būtiski ir nodrošināt, ka nepieciešamības gadījumā var pierādīt t informēšanas faktu.

Tātad, ja pušu starpā pastāv vienošanās par elektronisko parakstu izmantošanu, iekšējās elektroniskās dokumentu vadības un pārvaldības sistēmās sagatavotie dokumenti un veiktie apstiprinājumi ir uzskatāmi par pieļaujamiem pierādījumiem un var tikt izmantoti civilprocesā. Protams, te var rasties jautājums, kādā veidā ir iespējams iegūt no sistēmas informāciju un apstiprinājumus par konkrētā darbinieka veiktajām darbībām, parakstītajiem dokumentiem, tomēr tas ir tehniskas dabas jautājums, par kuru ir jāpadomā, ieviešot šāda veida sistēmas. Turklāt, ja darbiniekam būs iebildumi pret šādiem rakstveida pierādījumiem un to patiesīgumu, darbinieks atbilstoši CPL 178.panta 1.daļai var iesniegt savus pierādījumus, piemēram, ka dokumentu noformēšanas un paziņošanas kārtība uzņēmumā atšķiras no tās, kādu norādījis darba devējs. Tiesa attiecīgi vērtēs abu pušu iesniegtos pierādījumus un paskaidrojumus par lietas faktiskajiem apstākļiem.