Kā sadarbību ar piegādātājiem pārvaldīt ilgtspējīgi

Ilgtspējīga sadarbība ar piegādātājiem kļūst par vienu no būtiskākajiem uzņēmuma reputācijas un drošības stūrakmeņiem. Kā praktiski pārvaldīt attiecības ar piegādātājiem – no uzticamības pārbaudes un ētikas atrunām līdz maksājumu disciplīnai un risku mazināšanai? Kā ar pārdomātu pieeju stiprināt savu uzņēmumu un veidot ilgtspējīgu piegādes ķēdi?

Veiksmīga uzņēmējdarbība izsenis balstās sadarbībā – reti kurš uzņēmums spēj pastāvēt bez tā darbībai specifiska un stabila piegādātāju tīkla. No izejvielu iepirkuma līdz loģistikai, no informācijas tehnoloģiju pakalpojumiem līdz biroja precēm, no nekustamo īpašumu iegādes un attīstīšanas līdz juridiskajiem pakalpojumiem. Katrs šāds sadarbības posms ietekmē uzņēmuma reputāciju, finanšu plūsmu un ilgtermiņa pastāvēšanu.

Labi pārvaldītas attiecības ar piegādātājiem un sadarbības partneriem nav tikai tehnisks jautājums – tā ir daļa no uzņēmuma reputācijas veidošanas, risku pārvaldības un ilgtspējīgas attīstības.

Piegādātāju pārvaldība kļūst aizvien svarīgāka

Uzņēmējdarbības augšupeja un lejupslīde ir pastāvējusi un pastāv visos laikos un tirgos, tomēr pēdējo gadu notikumi rāda, ka piegādes ķēdes kļuvušas daudzpusēji ievainojamākas – Covid-19 pandēmija, karš Ukrainā, enerģētikas krīze, politiskās spēles Amerikas Savienotajās Valstīs, kā arī Eiropas zaļais kurss un arvien pieaugošās vides, sociālās un pārvaldības jeb environmental, social, governance (ESG) prasības atgādina, ka viens vājš posms nereti spēj apdraudēt visu biznesu.

Papildus ārējiem faktoriem gan klienti, gan investori, un jo īpaši – regulētie un uzraudzītie valsts iepirkumi, arvien biežāk vērtē savu potenciālo sadarbības partneri ne tikai pēc cenas un kvalitātes, bet arī pēc tā piegādātāju uzticamības un atbildības. Ilgtspējīga piegādes ķēde nozīmē, ka visi tās posmi – arī ārējie partneri – darbojas ētiski, caurspīdīgi un droši.

ESG un piegādātāji

ESG ir trīs atbildīgas uzņēmējdarbības pīlāri:

• E – vides ietekme (atbildīga resursu izmantošana, emisijas, atkritumu samazināšana);
• S – sociālā atbildība (darba apstākļi, cilvēktiesības, vienlīdzība);
• G – pārvaldība (ētika, caurspīdīgums, godīga uzņēmuma vadība).

ESG principi attiecībās ar piegādātājiem prasa izvērtēt, vai partneris darbojas atbilstoši likumiem un ētikas normām, pārliecināties, vai netiek izmantots, piemēram, bērnu darbs, diskriminējošas uzņēmējdarbības prakses, un izpētīt, vai ir ievēroti vides standarti un nodrošināti droši darba apstākļi.

Iepriekšminētais nebūt nav tikai lielo uzņēmumu “jaunā mode”. Arī maziem un vidējiem uzņēmumiem šāda pieeja palīdz savlaicīgi izvairīties no reputācijas sabojāšanas un pat reāliem ekonomiskiem un tiesiskiem riskiem.

Sadarbības riski

Galvenie uzņēmuma riski, sadarbojoties ar piegādātājiem:

• finanšu risks – partneris kavē piegādes vai bankrotē, radot zaudējumus;
• reputācijas risks – piegādātājs iesaistīts ēnu ekonomikā, nodokļu apiešanā vai neētiskā rīcībā;

• atbilstības risks – normatīvajiem aktiem neatbilstoša attieksme pret vides, darba vai datu aizsardzības noteikumiem;

• operacionālais risks – piegāžu kavējumi, kvalitātes problēmas, atkarība no viena piegādātāja;

• maksājumu risks – neskaidri norēķinu nosacījumi, aizkavēti maksājumi vai pārlieku liela priekšapmaksa.

Labi strukturēta piegādātāju pārvaldība nozīmē savlaicīgu šo risku identificēšanu, novērtēšanu un kontroli.

Praktiski soļi piegādātāju pārvaldībā

Potenciālo un esošo piegādātāju pārvaldībā būtiski ir izveidot piegādātāju izvērtēšanas sistēmu, noteikt sadarbības principus, kā arī uzturēt atklātu komunikāciju un uzraudzīt sadarbību.

Piegādātāju vērtēšanas sistēma

Pirms sadarbības uzsākšanas jāpārbauda piegādātāja reģistrācijas un nodokļu nomaksas statuss, nodokļu parādu neesamība. To var izdarīt Lursoft.lv, Firmas.lv, Valsts ieņēmumu dienesta publiskojamajās datubāzēs.

Ciktāl šādi dati ir pieejami, jāizpēta publiskotie finanšu rādītāji – iepriekšējo gadu bilances, peļņas / zaudējumu pārskati. Jāpievērš uzmanība reģistrētām komercķīlām, maksātnespējas procesa atzīmēm.

Jāizskata arī informācija par piegādātāja reputāciju publiskajā telpā – tiesvedības, sankciju saraksti, negatīvas publikācijas, ziņojumi par iespējamiem krāpšanas gadījumiem.

Noteikti vēlams pārbaudīt, vai piegādātājam ir kādi ilgtspējas vai kvalitātes sertifikāti (ISO 14001, ISO 45001 u. c.), kas var būt labs indikators nopietnai un uz ilgtspēju vērstai saimnieciskajai darbībai.

Efektīvi ir pirms līguma slēgšanas palūgt potenciālajam sadarbības partnerim aizpildīt īsu standarta anketu jeb veidlapu ar 5–10 jautājumiem un uz saņemtās informācijas pamata izveidot vienkāršu “piegādātāja karti”, piemēram, “Excel” vai CRM sistēmā. Tajā jāatzīmē gan anketā norādītais, gan pašpārbaudes rezultātā secinātais piegādātāja uzticamības novērtējums.

Papildu labā prakse ir sagatavot informāciju par līgumu iniciējošā uzņēmuma darba apstākļiem, vides politiku, drošības un ētikas principiem. Šādu informāciju var nosūtīt potenciālajam piegādātājam jau pirms sadarbības uzsākšanas, tādējādi vairojot sapratni par gaidām no savstarpējās sadarbības.

Sadarbības principi līgumos

Svarīgi izveidot vienotus līguma paraugus, kuros jau savlaicīgi iekļauj skaidrus piegādes un maksājumu termiņus, kvalitātes un atbildības nosacījumus, kā arī ilgtspējas vai ētikas atrunu. Piemēram, šādu: “Piegādātājs savā darbībā apņemas ievērot normatīvajos aktos noteiktos darba, vides un korupcijas novēršanas principus”.

Šādas atrunas, lai arī jau izsenis praktizētas un joprojām visbiežāk sastopamas “vecās Eiropas” un Skandināvijas valstu līgumos, kļūst arvien izplatītākas arī Latvijas uzņēmumu līgumu praksē.

Atklāta komunikācija

Būtiski apzināties, ka piegādātāju attiecības nav vienreizējs darījums. Tāpēc ieteicams ar  partneriem regulāri pārrunāt piegāžu kvalitāti un termiņus, cenu izmaiņas un faktorus, kuri var tās ietekmēt, potenciālos riskus, piemēram, izejvielu pieejamību.

Pavisam laba prakse ir sniegt regulāru – vismaz reizi gadā – atgriezenisko saiti piegādātājiem par sadarbības kvalitāti.

Šāda atklātība veido uzticību un elastību krīzes situācijās.

Sadarbības uzraudzība

Vismaz reizi gadā (lieliem piegādātājiem – biežāk) jāveic atkārtota sadarbības partnera izvērtēšana, pārbaudot, vai piegādātājs joprojām ir finansiāli stabils, vai tas nav iekļauts sankciju vai tiesvedību sarakstos, un vai piegāžu kvalitāte esošā līguma ietvaros nav pasliktinājusies.

Būtiski indikatori ir arī piegādes precizitāte, citu klientu, sadarbības partneru, apakšuzņēmēju atsauksmes un rēķinu apmaksas disciplīna (ja piegādātājs ir arī klients).

Piegādātāju loka dažādošana

Šeit vietā ir senais teiciens par visu vēžu nelikšanu vienā kulītē. Ciktāl tas iespējams, būtiski izvairīties no atkarības no viena partnera, pat ja tas šķiet visizdevīgākais. Alternatīvi piegādātāji nozīmē mazāku risku un lielākas iespējas pārrunāt laika gaitā par būtiskiem kļuvušus aspektus (cenas, termiņi).

Lai vadītu šo risku, jāsagatavo plāns B – piegādātāju saraksts ar galvenajiem identificētajiem riskiem un piegādes alternatīvām.

Maksājumu kultūra kā uzņēmuma spogulis

Viens no vienkāršāk saskatāmajiem uzņēmuma stabilitātes rādītājiem nenoliedzami ir maksājumu kultūra. Savlaicīgi norēķini ir daļa no abu pušu ilgtspējas. Kavējot maksājumus piegādātājiem, uzņēmums pasliktina to naudas plūsmu, kas secīgi rada ķēdes reakciju citās nozarēs. Piekopjot šādu praksi, uzņēmums riskē iegūt reputāciju kā neuzticams partneris.

Labs tonis ir maksāt laikā vai pat nedaudz ātrāk, ja sadarbība to prasa. Precīza maksājumu disciplīna palīdz arī pašam uzņēmumam, ļaujot savlaicīgi plānot naudas plūsmu, izvairīties no sodiem un šaubām par kredītspēju. Regulārajiem maksājumiem un līgumu administrēšanas ērtībām ieteicams izstrādāt viegli pārvaldāmu maksājumu grafiku un sekot tā izpildei.

Būtiski apzināties, ka mazi soļi nereti rada vislielāko efektu. Visi iepriekš uzskaitītie ir salīdzinoši vienkārši, bet iedarbīgi soļi, kas ne tikai samazina riskus, bet arī uzlabo uzņēmuma tēlu un sadarbības kvalitāti.

Tāpat uzņēmumiem neatkarīgi no to lieluma jāsaprot, ka ilgtspējīga piegādātāju pārvaldība nav tikai “ESG mode” vai “lieka birokrātija”. Tā primāri ir praktiska biznesa drošības un reputācijas aizsardzība.

Uzņēmums, kas pārdomāti izvēlas un pārvalda savus piegādātājus, samazina neparedzētu zaudējumu risku, stiprina uzticību klientu un investoru acīs, kā arī kopumā veicina godīgu un stabilu uzņēmējdarbības vidi Latvijā.

Uzticams piegādātājs nozīmē uzticamu uzņēmumu. Un atbildīgs uzņēmums ir ilgtermiņa panākumu pamats.

Publicēts: iBizness.lv. 06.11.2025.