Vai paraksts e-rēķinā ir obligāts?

Vai e-rēķini jāparaksta ar e-parakstu? Vai e-rēķini vispār jāparaksta no juridiskās puses?

Izvērtējot lasītāja jautājumu, sniedzam šādu atbildi.
Vispirms izskatīsim, kādi rekvizīti jāietver rēķinā. Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 11. panta piekto daļu rēķins satur tālāk uzskaitīto informāciju:

• dokumenta veida nosaukums;
• dokumenta datums;
• dokumenta numurs;
• ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu (t.i., dokumenta autoru);
• ziņas par citu saimnieciskā darījuma dalībnieku (darījuma partneri);
• saimnieciskā darījuma apraksts un vērtība naudas izteiksmē;
• atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem — arī citi normatīvajos aktos noteiktie obligātie rekvizīti;
• par dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts.

Attiecīgi vispārīgie nosacījumi paredz, ka rēķinam ir jābūt parakstītam. Taču, atbilstoši Grāmatvedības likuma 11. panta septītajai daļai ir piemērojami izņēmumi, kad paraksts nav nepieciešams. Proti, gadījumos, kad:

• dokuments (rēķins) ir izsniegts darījuma partnerim (uzņēmumam vai fiziskajai personai, kas neveic saimniecisko darbību) un šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato cits ārējs dokuments (piemēram, līgums, vienošanās u. tml.);
• dokuments (rēķins) ir izsniegts fiziskajai personai, kas neveic saimniecisko darbību un šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato uzņēmuma vienošanās ar minēto fizisko personu.[1]

Rēķins var nesaturēt papildu rekvizītu “paraksts”, ja rēķinā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) persona, kas ir atbildīga par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību.[2]

Ņemot vērā iepriekšminēto, rēķinu ir tiesības neparakstīt, ja darījuma partneri par to ir vienojušies. Vienošanās var būt atspoguļota gan e-pasta sarakstē, gan līgumā, kurā tiek atrunāts, kad tiek nosūtīts rēķins, kādā formātā un uz kuru e-pasta adresi. 

Vērts atzīmēt, ka rēķinu rekvizītiem un informācijai par saimnieciskajiem darījumiem piemēro Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā noteiktās prasības tiktāl, cik citos normatīvajos aktos nav noteiktas īpašas prasības atsevišķu attaisnojuma dokumentu veidu (piemēram, pievienotās vērtības nodokļa (PVN) rēķina, strukturēta elektroniskā rēķina) izstrādāšanai un noformēšanai.

Tādēļ, ja tiek izrakstīts PVN rēķins papīra vai elektroniskā formā, saskaņā ar PVN likuma 125. panta pirmo daļu šajā rēķinā jānorāda tālāk uzskaitītie rekvizīti un informācija:

• rēķina izrakstīšanas datums;
• rēķina vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs;
• preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja un preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums un juridiskā adrese, PVN numurs vai citas dalībvalsts PVN maksātāju numurs, (ja darījuma partnerim tāds ir);
• preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no PVN rēķina izrakstīšanas datuma, vai datums, kad saņemta atlīdzība avansā, ja šis datums ir zināms un atšķiras no PVN rēķina izrakstīšanas datuma;
• preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība;
• preces vai pakalpojuma cena (vienas vienības vērtība bez nodokļa);
• piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienas vienības vērtības;
• piemērotā PVN likme;
• aprēķinātā PVN summa;
• darījuma kopsumma bez PVN (summa, kurai piemēro nodokli vai atbrīvojumu no nodokļa)
• īpašas norādes un atsauces atkarīgi no darījumu veida;
• ja par nodokļa samaksu ir atbildīga pilnvarotā persona, — pilnvarotās personas PVN numurs, nosaukums un juridiskā adrese;
• ja par nodokļa samaksu ir atbildīgs fiskālais pārstāvis, — fiskālā pārstāvja PVN numurs vai citas dalībvalsts PVN maksātāju numurs, nosaukums un juridiskā adrese.

Kā redzams, PVN likums nenosaka paraksta esību kā obligātu prasību PVN rēķiniem. Tāpat arī Padomes direktīva 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu (Direktīva 2006/112/EK) nosaka, ka dalībvalstis neprasa, lai rēķini būtu parakstīti.[3] Attiecīgi, ja izpildās augstākminētie Grāmatvedības likumā iekļautie izņēmumi, kad rekvizīts “paraksts” rēķinā nav nepieciešams, arī PVN rēķinā paraksts nav nepieciešams. Taču jānorāda, ka papildus augstāk minētajam rēķinu izsniedzējam jānodrošina PVN rēķina izcelsmes autentiskums, nemainīgs saturs un salasāmība no PVN rēķina izrakstīšanas brīža līdz glabāšanas termiņa beigām, ja PVN rēķins tiek nosūtīts elektroniski.[4] Veidu, kādā tiek nodrošināts PVN rēķina izcelsmes autentiskums, nosaka pats rēķinu izsniedzējs.[5]

Izrakstot PVN rēķinu elektroniskā formā, tā autentiskumu un nemainīgu saturu var nodrošināt, ja PVN rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts vai ja PVN rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats rēķinu izsniedzējs.[6]

Tādēļ praksē vieglākais veids, lai nodrošinātu rēķinu autentiskumu, ir PVN e-rēķina izrakstīšana. Jebkurā gadījumā ir vērts atzīmēt, ka rēķinu izsniedzējam jāsaskaņo rēķina formāts, lai rēķina saņēmējs atzītu šādu PVN rēķina formu.[7]

Viens no Elektroniska rēķina formātiem – e-rēķins

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 1. pantu strukturēts elektroniskais rēķins (e-rēķins) ir rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Ministru kabineta noteiktajam publiskajos iepirkumos piemērojamā elektroniskā rēķina standartam. Par e-rēķinu uzskatāms dokuments, kas ir sagatavots EDI vai XML formātā.

Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 16. aprīļa direktīva 2014/55/ES[8] par elektroniskajiem rēķiniem publiskā iepirkuma procedūrās nosaka, ka “elektroniskais rēķins” ir rēķins, kas ir izsniegts, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kurš ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, kura pamatelementi cita starpā ir:

• procesa un rēķina identifikatori;
• rēķina periods;
• informācija par pārdevēju;
• informācija par pircēju;
• informācija par naudas saņēmēju;
• informācija par pārdevēja pārstāvi nodokļu jautājumos;
• līguma atsauce;
• ziņas par piegādi;
• norādījumi par maksājumu;
• informācija par atlaidi vai maksām;
• informācija par rēķina pozīciju;
• rēķina kopsumma;
• detalizēta informācija par PVN.[9]

Lai gan e-rēķina sūtītājam joprojām vajadzētu būt iespējai rēķina satura izcelsmes un integritātes autentiskumu garantēt ar vairākām metodēm, tostarp izmantojot elektronisko parakstu, tomēr, lai nodrošinātu atbilstību Direktīvai 2006/112/EK, Eiropas elektronisko rēķinu standarta elementos nebūtu jāietver prasība par elektronisko parakstu.

Pamatojoties uz iepriekšminēto, secināms:

• ka atbilstoši šobrīd spēkā esošajam regulējumam rēķins vai e-rēķins var nesaturēt rekvizītu “paraksts”, ja ir savstarpēji noslēgta vienošanās starp rēķinu izsniedzēju un saņēmēju, kas pamato saimnieciskā darījuma esamību;
• rēķinu izsniedzējam, ja PVN rēķins tiek nosūtīts elektroniski, jānodrošina PVN rēķina izcelsmes autentiskums, nemainīgs saturs un salasāmība no PVN rēķina izrakstīšanas brīža līdz glabāšanas termiņa beigām, ko praksē visvieglāk ir nodrošināt, izmantojot drošu elektronisko parakstu vai sagatavojot e-rēķinu, vai citā veidā, kuru nosaka pats rēķinu izsniedzējs;
• PVN e-rēķins tiek sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas pats nodrošina autentiskumu, nemainīgu saturu, tāpēc papildus nesatur rekvizītu “paraksts”.

[1] Grāmatvedības likuma 11. panta septītā daļa

[2] Grāmatvedības likuma 11. panta astotā daļa

[3] Padomes Direktīvas 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu 229. pants

[4] Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. panta trešā daļa

[5] Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. panta ceturtā daļa

[6] Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132. panta otrā daļa

[7] Pievienotās vērtības nodokļa likuma 132. panta pirmā daļa

[8] Ministru kabineta noteikumi Nr. 154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”

[9] Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 16. aprīļa direktīvas 2014/55/ES 6. pants

Publikācija: ifinanses.lv